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Para las empresas minoristas de éxito, la obtención de datos de proveedores de alta calidad, actualizados y, sobre todo, correctos, especialmente la información sobre los productos, se está convirtiendo en un factor competitivo cada vez más decisivo.
En algunos sectores ya se han establecido normas, mientras que otros sólo están empezando a implantar procesos empresariales digitales para la comunicación comercial entre proveedores y clientes. En muchos casos, la rutina diaria de “obtención” de datos de productos es un elaborado proceso manual que suele consistir en crear datos de productos significativos a partir de montones heterogéneos de información (listas de Excel, PDF, archivos de Word, etc.) y distribuirlos a los distintos canales de venta.
Sin embargo, los consejos de administración suelen buscar enfoques diferentes y más sofisticados: incorporación automática de datos, uso de concentradores de datos, datos de los fabricantes que puedan transformarse fácilmente para las necesidades propias de las organizaciones, configuración de productos sobre la base de registros de datos listos para su uso y mucho más. Las soluciones, las normas y los formatos necesarios están disponibles, pero no se utilizan, o no lo suficiente.
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Los avances en el campo del intercambio electrónico de datos son cada vez más importantes. Ofrecen a las empresas la oportunidad de crear una interfaz directa con sus socios comerciales y, de este modo, lograr un aumento significativo de la productividad. Sin embargo, quienes aún no se han ocupado intensamente de las distintas tecnologías y procesos suelen sentirse abrumados por la cantidad de términos técnicos. En nuestra guía, queremos ofrecerle una comprensión básica del mundo de las soluciones empresariales digitales, desde los términos básicos hasta los complejos procesos de intercambio. Con la ayuda de nuestra guía le animamos a reconocer las ventajas de los procesos empresariales digitales y, por lo tanto, le permitimos aprovecharlas. Nuestro equipo internacional de especialistas le apoya con nuestras soluciones empresariales inteligentes en cada paso de su viaje para convertirse en un campeón digital.
Un tipo de documento EDI se define generalmente como una especificación individual de un determinado formato de archivo, estructura y contenido de un documento EDI (por ejemplo, factura, pedido, confirmación de pedido). Existe una amplia gama de tipos de documentos para satisfacer las necesidades de una variedad de partes interesadas en cuanto a las propiedades del documento. El uso de estándares de documentos estandarizados garantiza que tanto el sistema emisor como el receptor puedan interpretar correctamente la información intercambiada.
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El intercambio electrónico de datos (EDI) es el concepto de empresas que comunican electrónicamente información que tradicionalmente se comunicaba en papel, como las órdenes de compra y las facturas. Las normas técnicas para el EDI existen para facilitar a las partes la transacción de tales instrumentos sin tener que hacer arreglos especiales.
Como muchas otras tecnologías de la información tempranas, el EDI se inspiró en los avances de la logística militar. La complejidad del puente aéreo de Berlín de 1948 exigió el desarrollo de conceptos y métodos para intercambiar, a veces a través de un módem de teletipo de 300 baudios, grandes cantidades de datos e información sobre las mercancías transportadas. Estos conceptos iniciales dieron forma más tarde a las primeras normas del TDCC (Transportation Data Coordinating Committee) en EE.UU.[2] Entre los primeros sistemas integrados que utilizaban el EDI se encontraban los sistemas de control de mercancías. Uno de estos sistemas en tiempo real fue el London Airport Cargo EDP Scheme (LACES) en el aeropuerto de Heathrow, Londres, Reino Unido, en 1971. Aplicando el método de entrada directa del comerciante (DTI), permitía a los transportistas introducir la información directamente en el sistema de procesamiento aduanero, reduciendo el tiempo de despacho. El aumento del tráfico marítimo y los problemas en las aduanas, similares a los experimentados en el aeropuerto de Heathrow, llevaron a la implantación de sistemas DTI en puertos individuales o grupos de puertos en la década de 1980[3].
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Así que ha decidido transformar digitalmente su función de cuentas por pagar con el objetivo de mejorar el control, la visibilidad y la eficiencia. La buena noticia es que no tiene que buscar mucho para encontrar un caso de negocio. La automatización de la función de cuentas por pagar es prácticamente una obviedad, con un valor repartido por todas partes (lea mi blog anterior, en el que describo las áreas de impacto clave: personas, procesos y tecnología). Sí, el retorno de la inversión está ahí si sólo se tiene la voluntad interna de captarlo. Sin querer repetirme demasiado, quería centrar este blog, brevemente, en el valor de la red empresarial para tus esfuerzos.
¿Qué hay en una red, dirás? Pues me alegro de que lo preguntes. Las dos cosas más costosas para un equipo de AP (en mi experiencia) son las facturas en papel y las disputas/excepciones. Las facturas en papel tienen que ser digitalizadas y, como ya puede estar experimentando, esto se hace potencialmente de forma manual tecleando la factura (y luego escaneando la factura para adjuntarla) o a través de un OCR o Freeform Scan & Capture. Ambos métodos, sin embargo, son muy laboriosos y conllevan la posibilidad de cometer errores, lo que a menudo contribuye al segundo problema: las disputas/excepciones. Antes de dejar la conversación sobre el Escaneo y Captura, reconozcamos que es difícil escapar si sus proveedores sólo pueden enviarle papel – así que esperemos que su extracción de datos tenga tasas de error muy bajas (y ni siquiera hablemos de la entrada manual de datos). Así pues, el procesamiento de papel y la gestión de disputas: ¿cómo puede una red empresarial mitigar estos grandes problemas para los proveedores?